Changer de logiciel de gestion : ce que Wodz reprend, et comment
Vous déposez l'export de votre logiciel actuel, l'équipe Wodz recrée vos adhérents, leurs abonnements en cours et leurs cartes de séances. La reprise est gratuite. Voici ce qui est repris, comment se passe la bascule et ce que vos adhérents verront.
Ce que l'équipe Wodz reprend pour vous
La reprise porte sur ce qui fait tourner la salle demain matin : qui est adhérent, ce qu'il paie, quand, et combien de séances il lui reste. L'historique reste dans votre ancien logiciel.
Repris par l'équipe Wodz
- Les adhérents : nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse, date de naissance, sexe.
- Les abonnements en cours : formule, tarif appliqué, remise, rythme de paiement, reconduction, date de fin ou d'engagement, prochaine échéance, et date de souscription d'origine quand l'export la donne.
- Les cartes de séances, avec leur solde et leur date d'expiration.
- L'IBAN des adhérents prélevés, quand il figure dans l'export.
- Les anciens adhérents et les prospects, pour pouvoir les relancer.
- Sur demande : votre catalogue d'abonnements et de cartes, les soldes de compte de vos adhérents (avoir ou somme due), votre semaine type de planning.
Reste dans votre ancien logiciel
- L'historique des paiements et les anciennes factures. Exportez-les et gardez-les avant de fermer votre ancien compte.
- L'historique des réservations et les abonnements déjà terminés.
- Les notes, étiquettes et documents attachés aux fiches (certificats médicaux, par exemple).
Quatre étapes, calées sur votre date
Tout part d'une date : celle à laquelle vous voulez que Wodz fasse ses premiers prélèvements. Prévoyez au plus deux semaines entre la migration et cette date, le temps que vos adhérents se connectent.
Vos données
Vous déposez l'export de votre logiciel dans votre espace Wodz (CSV, XLS ou XLSX, plusieurs fichiers acceptés). Vous recevez un récapitulatif à valider en moins de 24 h, et votre onboarding manager prépare la bascule avec vous.
La migration
L'équipe Wodz crée les comptes, les abonnements et les mandats de prélèvement. Chaque adhérent reçoit un e-mail pour accéder à son compte et télécharger l'appli.
L'activation
Vos adhérents se connectent. Ceux qui paient par carte l'enregistrent en quelques secondes. L'écran « Suivi des imports » vous montre qui a activé son compte et vous permet de relancer les autres.
100 % sur Wodz
Les prélèvements démarrent sur Wodz. À partir de cette date, votre ancien logiciel ne doit plus rien prélever.
Ce que vivent vos adhérents
Ceux qui sont prélevés et dont l'IBAN figure dans l'export
Ils n'ont rien à saisir. Wodz met en place un nouveau mandat de prélèvement SEPA à partir de leur IBAN et le leur envoie par e-mail au moment de la migration ; leurs prélèvements continuent et ils peuvent réserver dès leur première connexion. Un mot de votre part avant le premier prélèvement leur évite de s'étonner d'une nouvelle référence de mandat sur leur relevé.
Ceux qui paient par carte, ou dont l'IBAN manque
L'appli Wodz leur demande leur moyen de paiement à la première connexion : une carte s'enregistre en quelques secondes. L'écran « Suivi des imports » vous montre qui l'a fait et vous permet de relancer les autres.
Ceux qui ont une carte de séances
Leur carte est active dès la migration, avec son solde de séances : elle est déjà payée, il n'y a rien à activer.
La date du premier prélèvement
Vous choisissez quand Wodz prélève pour la première fois : à la prochaine échéance de chaque adhérent telle qu'elle figure dans votre export, à une date commune que vous fixez, ou au moment où l'adhérent active son compte.
Les points à régler de votre côté
- Compléter les e-mails manquants dans votre export : l'e-mail sert d'identifiant à chaque adhérent.
- Arrêter les prélèvements de l'ancien logiciel pour les adhérents repris, à partir de votre date de bascule. Sinon, un adhérent peut être prélevé deux fois le même mois.
- Résilier votre ancien contrat en respectant son préavis. Certains contrats se renouvellent automatiquement s'ils ne sont pas dénoncés à temps : vérifiez la date limite.
- Exporter et conserver votre historique de paiements et vos anciennes factures avant la fermeture du compte.
- Activer les paiements sur Wodz : les informations sur votre société et la vérification d'identité demandées par notre prestataire de paiement, Stripe.
- Prévenir vos adhérents du changement, avant l'e-mail de migration : un message de votre part rassure plus qu'un e-mail d'un logiciel qu'ils ne connaissent pas encore.
Vos données restent les vôtres
Wodz est sans engagement. Depuis votre espace, sans frais, vous exportez vos adhérents et vos prospects en CSV, vos factures en PDF, vos écritures comptables (FEC ou Pennylane) et vos encaissements et virements en CSV. Le détail des exports →
Vous comparez encore ?
Nos comparatifs sourcés et datés, avec ce que Wodz fait, ce qu'il ne fait pas, et ce que chaque logiciel fait mieux : Resawod, Deciplus, Liberfit. Et les tarifs de Wodz, frais compris.
Changer de logiciel : vos questions
Rien. La reprise de vos adhérents, de leurs abonnements et de leurs cartes de séances par l'équipe Wodz est gratuite, quelle que soit votre formule.
La mise en place prend moins de 24 h : vous déposez votre export, vous validez le récapitulatif de vos données, et un onboarding manager vous accompagne jusqu'à la bascule. Vous choisissez ensuite la date des premiers prélèvements sur Wodz, en laissant au plus deux semaines à vos adhérents pour se connecter.
Se connecter grâce à l'e-mail qu'ils reçoivent. Ceux qui sont prélevés et dont l'IBAN figure dans votre export n'ont rien d'autre à faire : leurs prélèvements SEPA continuent. Ceux qui paient par carte l'enregistrent dans l'appli Wodz en quelques secondes.
Pas si l'ancien logiciel s'arrête à temps : arrêtez-y les prélèvements des adhérents repris à partir de la date du premier prélèvement Wodz.
L'équipe Wodz, à partir des fichiers que vous déposez dans votre espace. Vous n'avez pas à retravailler vos colonnes ni vos dates : c'est là que se glissent les erreurs qui deviennent ensuite des prélèvements faux.
Elles restent dans votre ancien logiciel, avec l'historique des paiements : exportez-les et conservez-les avant de fermer votre ancien compte.
Oui. L'essai dure 30 jours, sans carte bancaire. Vous pouvez configurer votre planning et vos abonnements, puis demander la reprise quand vous êtes prêt.
Ouvrez votre compte, déposez votre export
30 jours d'essai, sans carte bancaire. La reprise de vos adhérents est gratuite.