Savoir si un client a payé
« Paiements en attente » dit ce qui manque, « Transactions » ce qui est encaissé, « Paiements à venir » ce qui est prévu.
L'argent d'un client se lit sur sa fiche, dans quatre tableaux qui se suivent. Chacun répond à une question différente, et les confondre revient à relancer quelqu'un qui a déjà payé.
Où : Menu › Clients › le nom du client › onglet « Informations », colonne de droite.
Quel tableau répond à votre question
| Ce que vous voulez savoir | Où vous le lisez |
|---|---|
| Est-ce qu'il me doit quelque chose ? | « Paiements en attente » |
| Combien m'a-t-il versé en tout ? | « Encaissements total », sous son nom |
| Ce paiement du mois dernier, il est passé ? | « Transactions » |
| Quand sera-t-il prélevé la prochaine fois ? | « Paiements à venir » |
| Pourquoi cette somme m'a-t-elle été reprise ? | « Contestations » |
Un client qui ne doit rien n'a pas de bloc « Paiements en attente » du tout : l'absence du tableau est déjà la réponse. « Paiements à venir » et « Contestations » sont toujours affichés ; vides, ils disent « Aucun paiement à venir » et « Aucune contestation ».
« Paiements en attente » : ce qu'il vous doit
Une ligne par somme non encaissée : le montant, son état, ce qu'on attend, et la date sous « Dû le ».
| L'état | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| « A régler » | Rien n'est parti. Le client paie depuis son application, ou vous encaissez pour lui |
| « prêt » | Son moyen de paiement est enregistré, le prélèvement partira à la date prévue |
| « En cours » | Le prélèvement est parti, la banque n'a pas encore répondu |
| « Echec » | La banque a refusé |
| « Relance » | Refusé, mais un nouveau prélèvement est programmé : sa date s'affiche en face |
| « Action requise » | Le client doit approuver le paiement dans son application |
Sous l'état, une pastille compte les rappels déjà envoyés au client et donne la date du dernier. Quand un rappel automatique est prévu, elle en donne la date, au survol si un rappel est déjà parti. Cliquez la ligne : le détail du paiement liste ses « Rappels envoyés », un par un.
Le menu au bout de la ligne porte les trois gestes possibles : « Envoyer un rappel », « Régler autrement » et « Annuler ». Ils sont détaillés dans Un paiement n'est pas passé.
Point d'attention. « En cours » n'est pas un échec. Un prélèvement SEPA met jusqu'à six jours ouvrables à revenir : encaisser la somme entre-temps, c'est risquer de la prendre deux fois. « Annuler » disparaît d'ailleurs de la ligne tant que le prélèvement est en vol.
Juste dessous, « Programmé(s) sur échéance à venir » ne concerne que les clients dont vous avez reporté une somme sur leur prochain prélèvement. Ce ne sont pas des impayés : ces lignes partiront avec l'échéance. Pour les encaisser sans attendre, cochez-les : le bouton « Prélever maintenant » n'apparaît qu'une fois au moins une ligne sélectionnée.
« Transactions » : ce qui est déjà réglé
Ce tableau ne porte que des factures réglées et des remboursements. Rien de ce qui traîne n'y figure.
| Colonne | Ce qu'elle dit |
|---|---|
| « Date » | Le jour du règlement |
| « N° facture / avoir » | Son numéro. La mention « provisoire » signale qu'il changera à l'émission définitive |
| « Montant » | Toutes taxes comprises, négatif sur un avoir |
| « État » | « Réussi » sur une facture, « Remboursé » sur un avoir |
| « Description » | Ce que le paiement règle ; sur un avoir, la facture qu'il annule |
| « Méthode de paiement » | Espèces, TPE, chèque, virement, carte ou prélèvement SEPA |
| « Actions » | « Télécharger le PDF », « Afficher la facture », « Rembourser » |
Un remboursement s'écrit sur sa propre ligne, en négatif. La facture d'origine garde son état « Réussi » : c'est l'avoir qui porte « Remboursé », et son menu propose « Afficher l'avoir » au lieu de la facture.
Le montant « Encaissements total », sous le nom du client, est exactement la somme de ces lignes, avoirs déduits.
La liste montre cinq lignes à la fois ; le sélecteur en bas à gauche en affiche jusqu'à mille. Cliquez une ligne pour voir ce qui a été vendu : D'où vient un paiement et Donner sa facture à un client. La même lecture à l'échelle de la salle, et non d'un client, se fait dans Menu › Paiements : Retrouver un paiement et Ce que vous avez encaissé.
« Paiements à venir » et « Contestations »
« Paiements à venir » liste les échéances déjà programmées : le montant, ce qu'elles règlent, la date. Rien n'est parti et rien n'est dû — ces sommes ne comptent pas dans ce que le client vous a versé.
« Contestations » ne se remplit que si le client, ou sa banque, a fait annuler un prélèvement. La ligne donne le montant, l'état — « En revue » tant que la procédure court — et la date sous « Contesté le ». Les liens « Accepter » et « Résoudre » décident de la suite : Traiter une contestation de paiement.
Point d'attention. Une contestation ne change rien à « Transactions ». Le paiement contesté y reste « Réussi » alors que l'argent est déjà reparti chez le client : c'est la ligne de « Contestations » qui dit l'état réel du compte.