Un paiement n'est pas passé : relancer, encaisser autrement ou annuler
Les trois issues d'une ligne de « Paiements en attente », et laquelle choisir.
Le bloc « Paiements en attente » réunit tout ce qu'un client doit et n'a pas payé : abonnement, carte, vente au comptoir, pénalité. Chaque ligne se solde par l'une des trois issues de son menu.
Où : Menu › Clients › fiche du client › onglet « Informations » › bloc « Paiements en attente ».
Laquelle des trois issues
| Votre cas | L'issue |
|---|---|
| Le client doit payer lui-même, depuis son application | « Envoyer un rappel » |
| Le client vient de vous payer à la salle | « Régler autrement » |
| La vente n'a plus lieu d'être : erreur de caisse, doublon, client qui renonce | « Annuler » |
| La ligne affiche « En cours » | Rien. Le prélèvement est parti, la banque n'a pas encore répondu |
Le menu s'ouvre par les trois points, au bout de la ligne. Il porte aussi « Contrat » quand la vente en a un, et « Programmer le remboursement… » sur un prélèvement encore en vol — Rembourser un prélèvement en cours.
Ce que dit chaque statut de la colonne, et ce que contient chacun des tableaux d'argent de la fiche : Savoir si un client a payé.
Point d'attention. « Envoyer un rappel » envoie un message, il ne redemande rien à la banque. Pour représenter un prélèvement refusé, passez par l'échéance de l'abonnement : Régler ou relancer une échéance d'abonnement.
Relancer : ce que le client reçoit
La fenêtre « Envoyer un rappel » montre, sous « Ce qui va partir », les messages que le client recevra. Il n'y a rien à saisir : ils viennent d'un workflow, dont la fenêtre liste les étapes. Avec les workflows fournis par Wodz :
| La ligne | Ce qui part |
|---|---|
| « A régler » | Un e-mail et une notification dans l'application, qui invitent le client à finaliser son paiement |
| « Echec » | Un e-mail et une notification qui lui annoncent l'échec, et un e-mail pour vous |
Le texte se personnalise pour chaque client. Pour le changer, « Modifier le message » ouvre le workflow. Plus bas, « Rappels déjà envoyés » dit qui a déjà relancé et quand : vous, un collègue ou Wodz.
« Envoyer le rappel » referme la fenêtre et affiche « Rappel envoyé ». La pastille sous l'état de la ligne compte ce rappel et en donne la date. La ligne, elle, reste due tant que le client n'a pas payé.
Si le rappel ne part pas, la fenêtre dit pourquoi : une série de messages est déjà en cours pour ce paiement, il vient d'être réglé, ou le client n'a pas d'adresse e-mail.
Laisser Wodz envoyer les rappels
Wodz peut relancer à votre place, à intervalles réguliers, tant que le paiement n'est pas réglé. Le réglage est dans Menu › Paramètres › Encaissements › « Rappels automatiques » : activez « Envoyer des rappels automatiquement », puis fixez le délai du premier rappel après l'échéance, l'écart entre deux rappels et leur nombre maximum.
Un rappel que vous envoyez à la main compte : le suivant attend un écart complet. La fenêtre « Envoyer un rappel » annonce la date du prochain rappel automatique, ou propose « Régler les rappels automatiques » s'il n'y en a pas.
Ces rappels ne visent que les lignes « A régler », et chaque origine s'active à part : ventes, régularisations de contestation, paiements initiés par le client. Une échéance d'abonnement refusée n'en reçoit pas : Wodz représente lui-même le prélèvement, et l'avis d'échec repart chaque jour par e-mail tant qu'une nouvelle tentative est prévue. Ensuite, seuls vos rappels relancent le client. Activer le réglage ne relance pas non plus les vieux impayés, dont tout le calendrier de rappels est déjà passé.
Régler autrement : encaisser à la salle
« Régler autrement » rappelle ce qui est facturé — « Produit », « Quantité », « Montant TTC » — et son « Total ». Sous « Choisissez la méthode de paiement », prenez celle que le client a employée : « Espèces », « TPE », « Chèque », « Virement » ou « ANCV ». Puis « Confirmer le paiement ».
La ligne quitte « Paiements en attente » et rejoint « Transactions ». La facture est émise, le reçu part au client, et ce qui était vendu — abonnement ou carte — est activé. Le geste enregistre un encaissement, il n'en déclenche aucun : l'argent doit déjà être dans votre caisse.
Annuler : effacer la créance
« Annuler » ouvre « Annuler le paiement », qui demande « Confirmer l'annulation du paiement ? ». « Confirmer » fait disparaître la ligne et date l'annulation dans l'historique du client.
Rien n'est remboursé : le geste efface ce que le client doit, il ne lui rend pas d'argent. Sur un paiement déjà encaissé, il n'a d'ailleurs aucun effet — c'est un remboursement qu'il faut (Rembourser un client). Et sur une ligne « En cours », l'entrée n'apparaît pas : tant que la banque n'a pas répondu, il n'y a rien à effacer.
Point d'attention. Quand la ligne est le premier paiement d'un abonnement qui n'a jamais démarré, l'annuler résilie aussi cet abonnement : ses échéances à venir et son contrat partent avec elle. Vérifiez ce que la ligne finance avant de confirmer.
Une ligne qui revient en échec à chaque tentative n'est pas un problème de créance mais de moyen de paiement : Ajouter ou retirer le moyen de paiement d'un client.