Ajuster les séances restantes ou la validité d'une carte
Rendre un crédit, prolonger une carte, ou la passer en illimité — un geste commercial, pas de comptabilité.
Une séance que vous annulez, un client immobilisé une semaine : le compteur et la date de fin d'une carte déjà vendue se corrigent à la main. Rien ne repasse par la caisse, et le client n'est ni débité ni remboursé.
Où : Menu › Clients › la fiche du client › « Informations » › bloc « Abonnements et cartes » › le menu au bout de la ligne de la carte › « Ajuster ».
Ce que vous réglez, selon votre cas
| Votre cas | Le réglage |
|---|---|
| Vous annulez une séance et rendez le crédit | « Séances restantes », un de plus |
| Le client a été inscrit deux fois par erreur | « Séances restantes », un de moins |
| Le client était immobilisé, vous lui donnez du temps | « Valide jusqu'au », une date plus lointaine |
| Vous offrez un accès sans compter les séances | « Illimité », en face de « Séances restantes » |
| Vous offrez une carte qui ne périme pas | « Illimité », en face de « Valide jusqu'au » |
| La carte est encore « En attente d'activation » | Activer la carte de séances d'un client |
| Vous vous êtes trompé de produit | Remboursez et revendez : Rembourser un client |
Cette fenêtre ne change ni le produit, ni le prix, ni ce que le client a payé.
Corriger le compteur et la date
Le menu au bout de la ligne, puis « Ajuster ». La fenêtre « Ajuster la carte de séances » s'ouvre sur les valeurs en cours.
Sous « Validité de la carte », « Séances restantes » porte le nombre de séances que le client peut encore réserver, et « Valide jusqu'au » le dernier jour où la carte fonctionne. Tapez les nouvelles valeurs, puis « Enregistrer ».
La fiche se recharge : la jauge de la ligne, le nombre affiché et la mention « Expire le » suivent. L'ajustement s'inscrit dans l'onglet « Historique » du client, avec le nombre de séances et la date retenus : Retrouver ce qui s'est passé sur un compte client.
Point d'attention. « Séances restantes » à 0, ou une date de fin déjà passée, met fin à la carte sur-le-champ : le client ne peut plus réserver et la ligne quitte le bloc. Elle n'est pas perdue — le lien « abonnement(s) et carte(s) terminé(s) », en haut du bloc, la ramène, et son menu porte toujours « Ajuster ».
Passer une carte en illimité
Chaque ligne de la fenêtre porte une case « Illimité », à droite.
- Cochée en face de « Séances restantes », elle retire le compteur : la ligne affiche « Séances illimitées » et le client réserve sans décompte.
- Cochée en face de « Valide jusqu'au », elle retire la date de fin : la carte ne périme plus et la mention « Expire le » disparaît de la ligne.
Le champ voisin se grise dès que la case est cochée, et vous le reprenez en main en la décochant. Sur une carte déjà illimitée, il repart de 0 : tapez le nombre voulu avant d'enregistrer, sinon vous terminez la carte.
Point d'attention. L'ajustement réveille vos automatismes. Retirer une séance envoie le signal d'une carte bientôt épuisée, la mettre à 0 celui d'une carte épuisée, repousser la date celui d'une carte prolongée. Un client peut donc recevoir un e-mail que vous n'aviez pas prévu en corrigeant une erreur de saisie.
Le bloc « Facturation », et quand y toucher
« Début des prestations » et « Fin des prestations » ne changent ni le nombre de séances, ni la validité, ni ce que le client peut réserver. Elles servent uniquement à répartir l'argent déjà encaissé sur la période que la carte couvre : Comprendre le produit constaté d'avance.
Laissez-les vides tant que votre comptable ne les réclame pas.