Comprendre le produit constaté d'avance
L'argent déjà encaissé pour des séances qui n'ont pas encore eu lieu — et que le rapport isole pour vous.
Un trimestre encaissé le 22 août couvre encore novembre : l'argent est sur votre compte, les séances ne sont pas données. Le rapport isole cette part et en donne le montant, que votre comptable reporte sur l'exercice suivant.
Où : Menu › Paramètres › Rapport financier, blocs « Produit constaté d'avance » et « Détails du produit constaté d'avance », tout en bas de la page.
Le total à reporter
Le bloc ne compte que ce que vous avez vendu dans la période affichée. Le rapport s'ouvre sur le mois en cours : pour une clôture mensuelle, cliquez « Mois dernier » ; pour un exercice, la pastille de l'année.
Trois colonnes, une ligne. « Total TTC » est ce que vos clients ont déjà payé, « Total HT » le montant que votre comptable sort du chiffre d'affaires de l'exercice. « Total TVA » reste dû sur la période de la facture, lui : Savoir combien de TVA vous devez.
Le détail, ligne par ligne
Une ligne par vente non encore livrée, et onze colonnes pour la justifier.
| La colonne | Ce qu'elle dit |
|---|---|
| « Produit », « Client » | Ce qui a été vendu, et à qui. Le nom ouvre la fiche du client. |
| « Date d'achat », « Facture d'achat » | La date de la vente, et le numéro de la facture qui la porte |
| « Début prestations », « Fin prestations » | La période que cet encaissement couvre |
| « Prix d'achat HT », « TVA encaissée » | Ce qui a été encaissé pour cette période |
| « Montant à reporter HT », « TVA à reporter » | La part de cet encaissement qui reste à livrer |
| « Détails du prorata » | Le calcul : les jours restants au dernier jour de la période, sur la durée totale de l'échéance |
Ce qui y entre, et ce qui n'y entre pas
| Ce que vous avez vendu | Dans le bloc |
|---|---|
| Une échéance d'abonnement de plus de 31 jours — trimestre, semestre, année — commencée dans la période et qui finit après elle | Oui, au prorata des jours restants |
| Un abonnement mensuel | Non : l'échéance est livrée dans le mois où elle est encaissée |
| Une carte de séances | Seulement si vous lui avez donné des dates de prestation |
| Un article, des frais d'inscription, une carte cadeau | Non |
Les dates affichées sont celles de l'échéance qui a été payée : Suivre les échéances d'un abonnement.
Une carte de séances, elle, n'a pas de dates de prestation par défaut. Pour l'y faire entrer, ouvrez la carte sur la fiche du client, dans « Ajuster la carte de séances », et renseignez « Début des prestations » et « Fin des prestations » : Créer une carte de séances.
Point d’attention. Le prorata se calcule au dernier jour de la période affichée. Changez la période, tous les montants changent : ce n'est pas un stock figé, c'est ce qui reste à livrer au soir du dernier jour affiché.
Point d’attention. « Export PDF » n'emporte que le total. Le détail ligne à ligne — celui que votre comptable demandera pour justifier le montant — ne sort que dans « Export CSV » : Sortir le rapport financier.