Rembourser un client
Wodz rend l'argent d'un paiement en ligne ; pour les espèces, le chèque, le TPE ou le virement, il ne fait que l'enregistrer.
Un paiement encaissé en ligne, Wodz le rembourse pour vous : la somme repart seule chez le client. Un paiement en espèces, par chèque, au TPE ou par virement, il se contente de l'enregistrer — l'argent, c'est vous qui le rendez.
Où : Menu › Paiements › la ligne du paiement › « Rembourser ».
Ouvrir le remboursement d'un paiement
Dans « Encaissements sur la période », cliquez la ligne du paiement. Sa fiche s'ouvre, et « Rembourser » est en bas à gauche.
Wodz présente alors ses options sous « Comment voulez-vous rembourser ? ». Celle qui correspond au paiement d'origine est déjà cochée et porte la pastille « Recommandé » : dans la plupart des cas, il n'y a qu'à confirmer.
Ce que Wodz fait, selon le paiement d'origine
| Le client a payé | Choisissez | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Par carte, en ligne | « Remboursement automatique sur la carte » | Wodz exécute le remboursement. Le client est crédité sur sa carte sous 5 à 10 jours ouvrés |
| Par prélèvement SEPA | « Remboursement automatique par SEPA » | Même chose, sur l'IBAN du mandat, dans le même délai |
| Au TPE | « TPE (terminal de paiement) » | Rien ne part de Wodz. Vous remboursez sur votre terminal, Wodz enregistre l'opération |
| En espèces, par chèque ou par virement | « Espèces », « Chèque » ou « Virement bancaire (à exécuter par vous-même) » | Rien ne part de Wodz. Vous rendez l'argent, Wodz enregistre l'opération |
Les quatre options du bas portent la pastille « Manuel » et vivent sous « Ou enregistrer un remboursement effectué hors Wodz ». Un encart le redit avant que vous confirmiez : « Wodz n'exécute pas ce remboursement ». Sur une option automatique, l'encart dit l'inverse : « Wodz exécute le remboursement. »
Le remboursement automatique est repris sur le solde de votre compte Wodz : il lui faut de quoi couvrir la somme.
Un prélèvement SEPA encore en cours ne s'annule pas, et la fenêtre le dit : « Un prélèvement SEPA en cours ne peut pas être annulé. » Elle propose alors de « Programmer le remboursement », traité dans Rembourser un prélèvement en cours.
Le montant : la totalité, ou rien
Wodz rembourse le total TTC de la facture. Il n'existe pas de remboursement partiel : pour ne rendre qu'une partie de la somme, remboursez tout, puis réencaissez la différence à la caisse.
Ce qui part se relit avant de confirmer, sous « Détail de la facture ».
L'avoir, et ce que le client en voit
Le remboursement crée un avoir numéroté A-2026-1, A-2026-2, et ainsi de suite. Il prend sa propre ligne dans le tableau, en négatif, avec son numéro dans la colonne « N° facture / avoir » et l'état « Remboursé ».
Ouvrez cette ligne : la rubrique « Interventions » récapitule le remboursement, son montant et sa date, et l'icône de téléchargement de l'entête donne le PDF de l'avoir. Le client, lui, ne reçoit aucun e-mail — il retrouve son avoir dans son application, sous « Mes remboursements ».
Point d’attention. Rembourser ne défait pas la vente. L'abonnement continue de courir, la carte de séances garde ses crédits, l'inscription à la séance reste posée. Si le client s'en va, résiliez son abonnement en plus de le rembourser.
Ce qui n'est pas un remboursement
Une contestation vient de la banque du client, pas de vous : elle se traite depuis son abonnement, voir Traiter une contestation de paiement. Ce que Wodz rembourse alors de lui-même se règle dans Décider ce que Wodz fait à la réception d'une contestation.
Pour retrouver la facture d'origine et la remettre au client, voir Donner sa facture à un client ; pour savoir d'où sort la ligne que vous regardez, D'où vient un paiement ; et pour le total que vos remboursements retranchent du mois, Ce que vous avez encaissé.