Régler ou relancer une échéance d'abonnement
Le client a payé au comptoir, ou la banque a refusé : les deux gestes vivent sur l'échéance elle-même.
Une échéance qui n'est pas passée se solde de deux façons : vous encaissez l'argent vous-même, ou vous redemandez le prélèvement. Les deux gestes portent sur cette seule période, pas sur l'abonnement entier.
Où : Menu › Clients › fiche du client › « Gérer » dans le menu de l'abonnement › la ligne de l'échéance.
Lequel des deux gestes
| Votre cas | Faites |
|---|---|
| Le client vous a payé de la main à la main | « Marquer comme réglé » |
| La banque a refusé, et le client garde le même moyen de paiement | « Nouvelle tentative de paiement » |
| La banque a refusé, et le client vous donne une autre carte ou un autre IBAN | Enregistrez le nouveau moyen de paiement, puis « Nouvelle tentative de paiement » |
| Vous voulez que le client règle lui-même | Un rappel, depuis sa fiche : « Envoyer un rappel », sur la ligne de « Paiements en attente » |
| L'échéance n'est pas encore due | Rien. « Nouvelle tentative de paiement » n'apparaît qu'une fois la période commencée |
| L'échéance porte déjà « Réglé le » | Rien. Les deux gestes disparaissent |
Au premier refus, Wodz a déjà prévenu le client par e-mail et dans l'application, et vous par e-mail. Il représente ensuite le prélèvement de lui-même : jusqu'à cinq fois en près de deux mois sur une carte, deux fois sur un IBAN, et plus du tout après un rejet définitif comme un mandat révoqué. Tant qu'une de ces tentatives est prévue, l'avis d'échec repart chaque jour par e-mail, chez le client et chez vous. Les rappels automatiques ne prennent pas le relais sur une échéance refusée : une fois ces tentatives passées, c'est vous qui relancez le client, depuis sa fiche — Un paiement n'est pas passé.
Ce que chaque statut veut dire est dans Suivre les échéances d'un abonnement.
Enregistrer un règlement encaissé à la salle
Cliquez l'échéance dans la colonne de gauche, puis « Marquer comme réglé », au bas de « Détails du paiement ».
La fenêtre « Régler autrement » rappelle ce qui est facturé et son total. Sous « Choisissez la méthode de paiement », prenez celle que le client a employée : « Espèces », « TPE », « Chèque », « Virement » ou « ANCV ». Puis « Confirmer le paiement ».
L'échéance passe à « Réglé le », et le client reçoit son reçu par e-mail.
Point d’attention. Ce geste enregistre un encaissement, il n'en déclenche aucun. Rien n'est prélevé, rien n'est demandé au client : l'argent doit déjà être dans votre caisse.
Relancer le prélèvement
Le menu « Actions » de l'échéance — celui de la ligne, pas celui du haut de la fiche — porte « Nouvelle tentative de paiement ».
La fenêtre du même nom donne, sous « Récapitulatif du paiement », la période, le produit et le montant. Relisez-les : c'est ce qui va être débité. Choisissez ensuite la carte ou le mandat sous « Sélectionner le moyen de paiement », puis « Débiter maintenant ».
Ce geste débite le client, il ne lui écrit pas. Pour lui demander de régler lui-même, envoyez-lui un rappel depuis sa fiche.
Cochez « Définir ce moyen de paiement comme moyen par défaut pour l'abonnement » et les échéances suivantes partiront dessus aussi.
Point d’attention. Le prélèvement part en tâche de fond : l'échéance ne change pas de statut sur-le-champ. Rechargez la fiche une minute plus tard pour voir le résultat, plutôt que de tenter une seconde fois.
Ce dont la relance a besoin
La fenêtre ne propose que les moyens de paiement déjà enregistrés chez le client. Quand le détail de l'échéance affiche « Aucun moyen de paiement » en face de « Moyen de paiement », posez-en un par « Modifier » avant de relancer.
Une carte expirée ou un mandat révoqué ne passera pas davantage à la seconde tentative : faites-en poser un autre. Un simple défaut de provision, Wodz le représente de lui-même dans les jours qui suivent : relancez à la main quand le client vous dit que son compte est approvisionné.
Sur un IBAN, chaque prélèvement rejeté par la banque vous est facturé : Voir les frais retenus sur vos encaissements. Attendez que le client confirme sa provision avant une nouvelle tentative.