Faire créer une tâche à votre équipe automatiquement
Une étape qui n'envoie rien : elle pose une tâche dans le CRM, assignée à qui vous voulez.
« Créer une tâche CRM » est la seule étape d'un workflow qui ne parle pas à votre client. Elle pose une tâche à faire — rappeler, proposer une offre — et l'assigne à qui vous voulez.
Où : Menu › Paramètres › Workflows › ouvrez un de vos workflows › le bouton « + » du plan de travail › « Créer une tâche CRM ».
Le bouton « + » n'existe que sur vos propres workflows
Les automatismes livrés par Wodz sont verrouillés : leur plan de travail ne porte aucun bouton d'insertion (Voir tout ce que Wodz envoie déjà à vos clients). L'étape s'ajoute donc sur un workflow que vous avez créé (Créer un workflow à partir de zéro).
Deuxième condition : le menu « Insérer une étape » ne propose « Créer une tâche CRM » que si le workflow suit déjà une personne — un client ou un prospect. Sur un déclencheur qui ne concerne personne en particulier, il n'y a personne à rappeler.
Écrire ce que votre équipe lira
L'étape arrive vide, et sa carte le dit : « Aucun contenu — cliquez pour rédiger ». « Rédiger le contenu » ouvre un tiroir, le même que celui des emails (Ajouter un email à un workflow et écrire son message).
| Le champ | Ce qu'il devient |
|---|---|
| « Titre de la tâche » | La ligne que l'équipe voit — « Ce que le coach verra dans sa liste de tâches CRM. » |
| « Description » | Le détail, lu en ouvrant la tâche |
À droite, « Variables disponibles ». Un clic pose la variable à l'endroit du
curseur, dans le champ où vous écriviez. Sous « Personne concernée »,
« Prénom de la personne concernée » écrit [concerned_firstname], remplacé par
le prénom du client au moment où la tâche est créée.
Au-dessus des champs, des cartes de démarrage remplissent le titre et la description d'un seul clic — et, sur certains déclencheurs, posent aussi l'assignation et l'objectif. Vous retouchez ensuite.
« Enregistrer et utiliser » referme le tiroir : la carte résume la tâche, et le bouton devient « Modifier le contenu ». Sans titre, rien n'est retenu — le tiroir répond « Donnez un titre à la tâche ».
À qui la tâche revient
| Vous voulez | « Assigner à » | Ce qui est créé |
|---|---|---|
| Qu'une personne précise s'en charge | « Un membre de l'équipe », puis un nom dans « — Choisir un membre — » | Une tâche, à son nom |
| Que l'équipe se la partage | « Personne (liste générale) » | Une tâche sans propriétaire |
| Que le coach du cours s'en charge | « Coach(s) de la séance » | Une tâche par coach inscrit à la séance |
Le membre désigné reçoit un email à chaque tâche qui lui revient. « Coach(s) de la séance » ne s'affiche, lui, que sur un workflow déclenché par une séance : ailleurs, il n'y a pas de coach à désigner.
Point d’attention. Un membre retiré de la salle entre-temps ne fait pas disparaître la tâche : elle est créée sans assignation et rejoint la liste générale. Personne n'est prévenu qu'elle a changé de main.
L'objectif, puis Enregistrer
« Objectif (facultatif) » range la tâche dans le CRM : « Appel (prospect) », « Séance d'essai (prospect) », « Email (prospect) », « Offre (prospect) », « Appel (abonné) », « Offre (abonné) ». « — Par défaut — » laisse Wodz en faire un appel.
Point d’attention. Un objectif prospect posé sur un workflow qui suit un client est écarté sans un mot, et la tâche redevient un appel. Prenez l'objectif de la même famille que la personne que le workflow suit.
L'étape arrive réglée à un jour après le déclencheur : « Quand ? » change ce moment (Envoyer un message la veille, ou trois jours après). « Ne créer que si… » et « Ne pas créer si… » sautent la tâche pour les clients qui ont déjà réagi (Ne pas relancer un client qui a déjà réagi).
Rien n'est retenu tant que « Enregistrer », en bas de l'écran, n'a pas été cliqué. « Modifications enregistrées » confirme.
La tâche naît à l'échéance de l'étape, pas au déclenchement du workflow : « À l'échéance, une tâche est créée dans le CRM pour la personne concernée. » Elle apparaît alors sur la fiche du client, dans la liste des tâches de la salle et dans le compteur du tableau de bord.