Créer un workflow à partir de zéro
Choisir l'événement qui le déclenche, le nommer, et arriver sur son plan de travail.
Un workflow part d'un déclencheur : ce qui le met en route. Vous le choisissez en premier, avant tout message et toute étape.
Où : Menu › Paramètres › Workflows › bouton « Nouveau workflow ».
Le déclencheur se choisit une fois pour toutes
L'écran ne propose rien d'autre : « Choisissez votre déclencheur ». C'est lui qui commande la suite — les étapes que vous pourrez poser, les conditions proposées, les personnes à qui le workflow s'adressera.
Point d’attention. Le déclencheur ne se change plus une fois le workflow lancé. Un workflow parti sur le mauvais événement se supprime et se refait, étapes et textes compris. La corbeille est décrite dans Partir d'un exemple de workflow prêt à l'emploi.
Un événement, ou un moment planifié
Chaque déclencheur porte l'une des deux pastilles, et elle décide d'où vous pourrez placer vos étapes.
| La pastille | Le workflow se lance | Vous posez vos étapes |
|---|---|---|
| « EVENT » | « se lance quand l'événement survient » : une inscription, un paiement, une réservation | après l'événement, seulement |
| « PLANIFIÉ » | « s'articule autour d'une date connue à l'avance » : une échéance, une expiration, une reconduction | avant ou après cette date |
C'est la différence à peser avant de choisir. Prévenir un client trois jours avant que son abonnement se reconduise demande un déclencheur planifié : sur un événement, ce message-là ne peut pas s'écrire.
Descendre dans la catégorie qui correspond à votre enjeu
L'écran s'ouvre sur cinq cartes, et le fil d'Ariane annonce « Catégories ». Chacune indique combien de déclencheurs elle contient.
| Vous voulez agir sur | La carte | Ce qu'elle couvre |
|---|---|---|
| Un curieux qui n'a pas encore signé | « Prospection » | Confirmations, relances, séance d'essai |
| Un client déjà chez vous | « Suivi client » | Abonnements, cartes de séances, demandes de pause, inactivité |
| Une séance ou un créneau d'équipement | « Planning » | Réservations, annulations, non-présentations, rappels |
| Un paiement | « Facturation » | Échecs, litiges, relances, alertes |
| Votre équipe | « Fonctionnement interne » | Comptes, invitations, validations |
« Suivi client » et « Planning » ouvrent un second niveau avant les déclencheurs eux-mêmes : « Abonnement », « Rétention », « Cartes de séances », « Séances », « Équipements »… Les trois autres cartes mènent directement aux déclencheurs. Le fil d'Ariane vous ramène en arrière d'un clic.
Le champ « Rechercher un déclencheur », en haut de la page, cherche dans tous les déclencheurs à la fois. Tapez-y un mot de celui que vous cherchez — pause, anniversaire, impayé. C'est le chemin le plus court quand vous savez déjà ce que vous voulez.
Nommer, puis lancer
Un clic sur un déclencheur ouvre « Initialiser le workflow » sur la droite. Le « Nom du workflow » y arrive déjà rempli — « Pré-rempli automatiquement. Modifiable à tout moment. » — et sélectionné : tapez par-dessus.
Donnez-lui le nom sous lequel vous le chercherez dans six mois. C'est celui de la liste, et votre seul repère quand vous en aurez quinze.
« Lancer » reste éteint tant que le champ est vide, ou que le nom appartient déjà à un autre workflow — « Ce nom est déjà utilisé par un autre workflow. » « Annuler » referme le panneau sans rien créer.
Ce qui vous attend derrière « Lancer »
Le plan de travail s'ouvre sur le déclencheur seul, et sur un bouton « + » dont l'infobulle dit « Insérer une étape ». Rien ne part encore : le workflow naît éteint, son interrupteur affiche « Désactivé », et il ne compte dans votre plan qu'une fois allumé.
La colonne de gauche, sous « Comment ça marche », rappelle de quel côté de l'événement vous pouvez poser vos étapes — après seulement, ou avant et après, selon la pastille du déclencheur.
La suite est le premier message : Ajouter un email à un workflow. Et avant de l'ouvrir à vos clients : S'envoyer les emails d'un workflow.