Pénaliser les annulations tardives
Bloquer les réservations d'un client qui se désinscrit trop tard, trop souvent.
Trois désinscriptions à la dernière minute, et le client ne peut plus réserver pendant quelques jours. Vous posez le seuil ici ; chaque pénalité vous est ensuite soumise avant de s'appliquer.
Où : Menu › Paramètres › Pénalités clients › « Pénaliser les annulations tardives ». Le bloc du dessous règle les absences, sur le même modèle : Pénaliser les absences.
Ce qui compte comme une annulation tardive
L'écran le résume : « Tardive = après le délai fixé sur la catégorie de séance. » Ce délai, c'est « Fermeture des annulations », réglé catégorie par catégorie : Décider quand vos clients peuvent réserver, et jusqu'à quand annuler.
Laissé à 00:00, il ne rend aucune désinscription tardive : le compteur reste vide et rien ne se déclenche jamais. Réglez-le avant d'activer les pénalités.
Point d’attention. Une désinscription que vous faites vous-même depuis le planning, passé ce délai, compte aussi pour le client. Sortez-le de la séance avant l'heure de fermeture si vous ne voulez pas alimenter son compteur.
Activer le compteur
Basculez « Activé ». Les réglages du bloc, grisés jusque-là, s'éclaircissent et deviennent modifiables. Rien n'est en service avant « Enregistrer », dans la barre du bas.
« Pénaliser au bout de » 3 « annulation(s) tardive(s), par période de » 12 mois se lit ainsi : la troisième annulation tardive comptée sur les douze derniers mois crée la pénalité.
Les annulations qui ont déclenché une pénalité ne comptent plus dans la suivante. Le compteur repart de zéro.
Combien de temps le client reste bloqué
« Bloquer les réservations pendant » tant de « jours. » Le blocage court à partir du lendemain minuit, pour le nombre de jours réglé.
Pendant ce temps, l'application refuse ses nouvelles réservations et lui affiche « Réservations bloquées » avec les dates. Ses réservations déjà posées tiennent, et vous pouvez toujours l'inscrire vous-même depuis le planning.
À 0 jour, personne n'est bloqué : la pénalité ne sert plus qu'à facturer un montant — Facturer une pénalité.
Laisser le client se désinscrire quand même
« Le client peut se désinscrire lui-même » décide de ce qu'il peut faire une fois le délai passé.
Coché, il libère sa place en connaissance de cause : l'application lui affiche un encadré « Annulation tardive » qui rappelle le seuil, les jours de blocage et le montant, et son bouton devient « Confirmer l'annulation malgré la pénalité ».
Décoché, la désinscription lui est refusée : il doit vous appeler.
Point d’attention. Décoché, un client empêché garde sa place jusqu'au bout, et personne d'autre ne la prend. Une place vide coûte plus cher qu'une ligne de plus au compteur.
Quel réglage pour quel objectif
| Votre cas | Le réglage |
|---|---|
| Arrêter ceux qui recommencent, sans embêter les autres | Seuil 3, période 12 mois, blocage 3 jours |
| Vos séances affichent complet, chaque place compte | Seuil 2, période 1 mois, blocage 7 jours |
| Faire payer plutôt que bloquer | « Bloquer les réservations pendant » 0 jour, et un montant |
| Vos clients doivent pouvoir libérer leur place en toutes circonstances | Cochez « Le client peut se désinscrire lui-même » |
La pénalité attend votre validation
Le seuil atteint, l'application crée la pénalité et vous l'annonce par e-mail. Elle ne bloque rien et ne facture rien tant que vous ne l'avez pas validée, depuis le tableau de bord : Traiter une pénalité.