Traiter une pénalité
Wodz propose un blocage et un montant : à vous de les ajuster, puis d'appliquer ou d'annuler.
Une annulation tardive ou une absence de trop, et Wodz vous propose une pénalité. Rien n'est bloqué ni prélevé tant que vous ne l'avez pas confirmée.
Où : Menu › Clients › fiche du client › onglet Informations › bloc « Pénalité à traiter ».
Où la pénalité vous attend
Le bloc « Pénalité à traiter » ouvre la colonne de droite de la fiche, au-dessus de « Paiements en attente ». La carte porte le motif, le nombre d'incidents, les dates du blocage proposé et le montant.
La même carte est reprise dans l'onglet « Activité ». C'est la même pénalité : traitée d'un côté, elle disparaît de l'autre. Le tableau de bord les compte toutes, sans avoir à ouvrir chaque fiche.
Ce qui fait naître ces propositions se règle ailleurs : Pénaliser les annulations tardives, Pénaliser les absences et Facturer une pénalité.
Lire ce qui l'a déclenchée
« Examiner » ouvre la fenêtre d'examen. « Ce qui a déclenché la pénalité » liste les incidents un par un : la date, l'heure, la catégorie de la séance. Le compteur du titre dit combien.
En dessous, « Pénalité proposée » tient en deux cases : « Blocage des réservations » avec ses deux dates, « Pénalité financière » avec son montant.
Ajuster avant d'appliquer
« Ajuster la pénalité » déplie deux interrupteurs et leurs champs.
| Votre cas | Ce que vous faites |
|---|---|
| La proposition convient | Rien, passez à la suite |
| La pénalité a attendu, ses dates sont dépassées | Reportez « Du » et « Au » |
| Un avertissement suffit | Éteignez « Bloquer les réservations » |
| Vous ne facturez pas cette fois | Éteignez « Prélever une pénalité » |
| Le montant proposé ne convient pas | Corrigez « Montant » |
Un interrupteur éteint grise ses champs sans les vider : le rallumer rend la proposition d'origine.
Point d’attention. Les dates sont calculées le jour où le seuil a été atteint, pas le jour où vous validez. Une pénalité restée quelques jours en attente bloque une période déjà passée, donc ne bloque plus rien. Reportez-la avant d'appliquer.
Appliquer, ou annuler
« Appliquer → » n'applique rien : il ouvre l'écran des conséquences, qui énonce ce que le client va subir. Relisez-le, puis « Confirmer l'application ».
Le blocage prend effet aussitôt. Le montant, lui, est prélevé sur le dernier moyen de paiement enregistré du client, et sa facture est émise. La carte quitte « Pénalité à traiter » et la pénalité passe sous « Pénalité en cours », où « Modifier » et « Annuler » restent à portée.
Un client sans moyen de paiement enregistré n'est pas prélevé et aucune relance ne part. Le blocage, lui, s'applique quand même.
« Annuler la pénalité » mène à l'écran « Annuler cette pénalité ? », puis à « Confirmer l'annulation ». Le client n'est ni bloqué ni prélevé.
Point d’attention. Les incidents qui l'ont déclenchée sont consommés. Ils restent dans l'historique du client, mais ne compteront plus dans le seuil suivant : une pénalité annulée fait repartir le compteur de zéro.
Ce que le client apprend
Rien. La fenêtre le dit sur l'écran des conséquences : « L'abonné n'est pas notifié automatiquement par Wodz. » Ni e-mail, ni notification, ni au moment de la proposition, ni à votre validation.
Il découvre le blocage en essayant de réserver, et le prélèvement sur son relevé. Prévenez-le vous-même, ou branchez un process qui le fait pour vous.