Réclamer un justificatif avant d'accepter une demande
Suspendre la décision le temps que le client fournisse une pièce, ou une précision.
Il vous manque un certificat, une attestation, une date : deux boutons réclament la pièce au client sans clore sa demande. Elle vous revient dès qu'il a répondu.
Où : Menu › Demandes clients › la demande › panneau « Actions ».
Lequel des deux boutons
| Ce qui vous manque | Cliquez | Le message |
|---|---|---|
| Une pièce : certificat médical, attestation d'employeur, justificatif de déménagement | « Demander un justificatif » | Facultatif. Champ laissé vide, un message par défaut part à votre place |
| Une précision : une date, un motif, ce que le client attend au juste | « Demander une information » | Obligatoire. C'est votre question |
| Rien, vous savez déjà quoi répondre | « ✓ Approuver la demande » ou « ✕ Rejeter la demande » | Voir Traiter une demande de pause ou de résiliation |
Les deux fenêtres sont bâties pareil : un champ de texte, « Annuler », « Envoyer ». Le client reçoit votre message par e-mail et une notification dans son application, et répond depuis là.
Point d'attention. Les deux boutons n'existent que sur une demande « À examiner ». Dès qu'elle passe en attente, ils quittent le panneau « Actions » : on ne réclame qu'une fois. Demandez donc la pièce et la précision dans le même message.
Réclamer la pièce
Ouvrez la demande depuis la pastille « À traiter », puis « Demander un justificatif ». La fenêtre annonce « Un message par défaut sera envoyé. Vous pouvez le personnaliser ci-dessous. » — écrivez le vôtre si vous voulez nommer la pièce attendue, puis « Envoyer ».
Ce que la demande devient
Elle quitte la pastille « À traiter » pour « En attente du client ». Son bandeau affiche « En attente d'un justificatif du client », et la colonne « État » de la liste dit « Justificatif demandé » — « Info demandée » pour l'autre bouton.
Votre message reste daté dans « Historique de la demande », sous celui du client. « ✓ Approuver la demande » et « ✕ Rejeter la demande » restent disponibles : réclamer ne vous engage pas à attendre.
Point d'attention. Rien ne relance le client, et la demande ne compte plus dans « À traiter ». Elle peut y dormir des semaines sans que rien ne vous la rappelle : passez la revoir par « En attente du client ».
Lire la pièce déposée
Dès que le client répond, la demande revient dans « À traiter » et vous recevez un e-mail. Sa pièce s'affiche dans « Détails de la demande », sous « Justificatifs joints », avec son nom de fichier, son format et sa date de dépôt. « Télécharger » l'ouvre dans un nouvel onglet.
Un client peut joindre une pièce sans que vous l'ayez demandée : le bloc apparaît alors sur une demande restée « À examiner ».