Annuler automatiquement une séance faute d'inscrits

Wodz peut annuler une séance qui n'a pas assez d'inscrits, à une heure que vous fixez. « Inscrits, coach et gérant sont prévenus, les crédits sont rendus. »

Où : Menu › Paramètres › Planning › (une catégorie) › groupe « Automatismes ».

Régler le seuil et l'heure

« Annulation automatique » ouvre deux champs qui se lisent d'une traite : « Annuler si moins de » N « inscrit(s), » telle heure « avant la séance ».

Trois inscrits minimum, deux heures avant : à deux heures du début, s'il y a zéro, un ou deux inscrits, la séance est annulée.

Le contrôle n'a lieu qu'une fois

C'est le point qui compte, et la page le dit : « contrôle unique à cet instant : une inscription plus tardive ne réactive pas la séance ». Passé l'heure fixée, la décision est prise. Une inscription arrivée cinq minutes plus tard ne ressuscite rien.

Réglez donc l'heure sur le moment où vous décidez d'annuler un cours, pas plus tôt.

Ce que compte le seuil

Toutes les personnes réellement inscrites : adhérents, prospects, clients de partenaires, réservations de la salle. Les personnes en liste d'attente ne comptent pas.

Une séance annulée reste au planning

Elle n'est pas supprimée : elle apparaît marquée annulée. Les inscrits reçoivent l'avis, le coach et vous aussi, et les crédits de cartes de séances sont rendus.

Point d’attention. L'annulation automatique vaut pour toutes les séances de la catégorie, y compris le cours du samedi matin que vous tenez de toute façon. Pour l'écarter sur une séance précise, ouvrez-la depuis le planning : l'onglet « Détails de la séance » porte « Remplacer les paramètres de la catégorie », puis « Activer l'annulation automatique » et son propre seuil, en « personnes inscrites ».

Si vous ne voyez pas ce groupe

Le groupe « Automatismes » dépend d'un droit particulier. Un membre de l'équipe qui ne l'a pas ne voit ni le réglage, ni le rappel des paramètres de la catégorie sur la fiche d'une séance.