Fixer jusqu'à quand un client peut réserver et annuler
Deux délais par catégorie d'équipement : la limite pour prendre un créneau, et la limite pour le rendre.
Deux délais décident du dernier moment où un client prend un créneau de matériel, et du dernier moment où il le rend. Ils se règlent par catégorie : tous les exemplaires d'un même matériel suivent la même règle.
Où : Menu › Paramètres › Équipements › icône « Voir les équipements » sur la ligne de la catégorie.
Poser les deux délais
Ouvrez la catégorie, puis descendez jusqu'à « Visibilité de l'équipement pour les clients ». Les deux champs y sont, l'un sous l'autre.
Terminez par « Enregistrer », tout en bas du formulaire. Ce bloc n'a pas de bouton à lui.
Ces champs disent une durée, pas une heure de la journée
C'est le contresens qui coûte le plus d'appels au support. 01:00 ne désigne pas une heure du matin : c'est une heure avant le début du créneau.
| Vous voulez que la limite tombe | Vous écrivez |
|---|---|
| Au démarrage du créneau, sans marge | 00:00 |
| Un quart d'heure avant | 00:15 |
| Deux heures avant | 02:00 |
| Presque un jour entier avant, le maximum | 23:59 |
Un délai de plusieurs jours ne se règle pas ici : le champ s'arrête à 23:59.
Ce que voit un client une fois la limite d'inscription passée
Rien. Le créneau quitte sa liste : il n'est pas grisé, pas marqué complet, il n'est plus proposé.
Point d’attention. Ce délai s'applique aussi à vous. Passé la limite, inscrire un client sur le créneau depuis Menu › Equipements est refusé, exactement comme pour lui. Un délai généreux vous prive donc du dépannage de dernière minute au comptoir.
Se désinscrire, et ce qui arrive après la limite
Le second délai fixe le dernier moment où le client libère sa place lui-même. Ensuite, deux comportements selon vos réglages de pénalités clients : soit la désinscription est refusée, soit elle passe et compte comme une annulation tardive.
Vous, en revanche, désinscrivez quand vous voulez : ce délai ne s'applique pas à la salle.
Point d’attention. Une limite d'annulation plus lointaine que la limite d'inscription enferme le client : celui qui réserve une heure avant ne peut déjà plus se désinscrire. C'est parfois voulu — sachez-le avant de creuser l'écart entre les deux.